معرفی سیستم آموزش و پشتیبانی حسابداران خبره نمایندگی سفارش/خرید  
         

  


 

نظامهاي مالي، معمولا به دو صورت اقدام به ثبت و نگهداري اطلاعات انبار مينمايند:
1. ادواري
2. دائم
در کشور ما به دليل سادگي کار روش ادواري در بين حسابداران مرسوم تر از روش دائم مي باشد، هر چند روش دوم امکانات به مراتب بيشتري را در اختيار حسابداران مي گذارد. در سيستم سامان نيز مي توان به روش ادواري ثبت سند نمود اما براي بهره گيري از تمام امکانات برنامه اکيدا توصيه مي شود که از روش دائم استفاده نماييد. در اينجا به طور مختصر به تشريح اين دو روش ميپردازيم.

الف- روش ادواري
در اين روش محاسبه قيمت تمام شده کالاي فروش رفته ، به شکل زير صورت ميگيرد.
(ارزش موجودي کالا در اول دوره + ارزش خريد کالا در طي دوره) - ارزش موجودي کالاي مانده در آخر دوره
در اين روش براي بدست آوردن قيمت تمام شده بايستي حتماً انبارگرداني نمود. عملاً، در بسياري از سازمانها اين کار در سال يکبار انجام مي گيرد. بنا بر اين، روش ادواري تنها در انتهاي سال قادر به ارزيابي ارزش موجودي انبار ميباشد. هرچند در روش ادواري صدر سند و ثبت عمليات ساده تر است، بخاطر کاستي هاي موجود در اين روش ثبت گزارش هاي ترازنامه و سود و زيان تا انتهاي دوره واقعي نيستند. در روش ادواري کافي است به ازاي هر کالا يک سرفصل در گروه موجودي کالا تعريف نماييد.

ب- روش دائم
در اين روش هر بار که عمليات فروش ثبت مي گردد ارزش کالاي فروش رفته محاسبه شده و همزمان با ثبت اطلاعات فروش ، به ميزان ارزش کالا از ارزش موجودي کالا کسر مي گردد.
در اين روش گزارش هاي ترازنامه و سود و زيان در هر لحظه به شکل صحيح ارائه شده و براي تنظيم آنها احتياجي به انبار گرداني نمي باشد.


 

تعاریف اولیه(انبارها، واحد و ...)

واحد سنجش دوم: سيستم سامان امکان درج واحد دوم سنجش را به شما ميدهد. کليه اطلاعات مقداري بر اساس واحد سنجش اول که واحد اصلي است محاسبه خواهد شد و واحد سنجش دوم يا واحد فرعي فقط جهت نگهداري اطلاعات در اختيار کاربر قرار دارد.

خروج کالا هنگام فروش: انتخاب اين گزينه اين امکان را به شما مي دهد که با هر بار صدور فاکتور فروش، قبض خروج از انبار بصورت خودکار صادر گردد و عدم انتخاب اين گزينه اين امکان را فراهم مي سازد که فروش و خروج از انبار در زمانهاي مجزا ثبت گردد.

کنترل موجودي انبار: انتخاب اين پارامتر باعث مي گردد که سيستم در هنگام صدور فاکتور فروش يا قبض خروج از انبار ( در ضمن کنترل موجودي انبار) مجوز ثبت اطلاعات خروج با تعداد بيش از موجودي را ندهد.

انبار کل: در نرم افزار سامان قابليت تعريف 30000 انبار براي کاربر فراهم است. کنترل موجودي انبار تعداد موجودي کالا در انبار را کنترل کرده و بر مبناي آن مجوز صدور و خروج کالا را صادر ميکند. گزينه انبار کل در صورتي که انتخاب شده باشد به موجودي کالا در کل انبارها نگريخته و در صورت موجود بودن کالا در کل انبار ها به سيستم مجوز خروج کالا را مي دهد. در اين حالت براي سيستم مهم نيست که موجودي يکي از انبارها منفي گردد، به شرط انکه موجودي آن کالا در کليه انبارها بصورت تجميعي منفي نشود. اگر گزينه انبار کل انتخاب نشده باشد. انتخاب انبار هنگام ورود و خروج کالا الزامي است و نرم افزار موجودي کالا در يک انبار را در نظر گرفته و اگر خروج از آن انبار باعٍث منفي شدن موجودي کالا در همان انبار گردد مجوز خروج داده نخواهد شد، حتي اگر از آن کالا در انبار ديگر يا انبار ها بصورت تجميعي موجودي داشته باشيم.

منع فروش بالاي سقف اعتبار: انتخاب اين گزينه باعث مي گردد که صدور فاکتور براي اشخاصي که مجموع بدهي آنها از اعتبار ايشان فراتر مي رود متوقف گردد. سقف اعتبار هر شخص در فيلد بودجه در فرم تعريف سرفصلها به روش پيشرفته قابل ثبت است.

نمايش في: برخي از شرکتها بعلت نوع و شيوه کار خود نيازي به ستون في فروش در فاکتور ندارند. شرکتهاي خدماتي عموماً از اين قبيل اند. براي برداشتن في فروش در فاکتور ها اين گزينه انتخاب نشده باشد و براي استفاده از ستون في در فاکتورها و نمايش في فروش در هنگام صدور فاکتور اين پارامتر را انتخاب کنيد.

موجودي در فاکتور ها: اگر اين گزينه انتخاب شده باشد، به هنگام صدور فاکتور فروش جديد تعداد کل موجودي کالا در انبارها جهت اطلاع کاربر در ستون تعداد انعکاس مي يابد. اين به کاربر کمک ميکند تا به سرعت از موجودي يک کالا اطلاع حاصل کرده و از فروش کالايي که موجود نميباشد اجتناب کند.

تکرار انبار در فاکتورها: اگر اين گزينه انتخاب شده باشد، هنگام صدور فاکتور جديد با انتخاب يک انبار در اولين رديف فاکتور همين انبار بعنوان پيش فرض بقيه رديف هاي فاکتور نمايش داده ميشود.

سريال شماره مرجع انبار: با انتخاب اين گزينه فيلد شماره مرجع در قبوض ورود و خروج از انبار بصورت خودکار شماره سريال مي خورد. در غير اين صورت اين فيلد براي درج اطلاعات از سوي کاربر باز است. کاربرد اين فيلد جهت تطبيق سيستم دستي با نظام کامپيوتري مي باشد.

ارزيابي انبار: روش محاسبه ارزش کالاي موجود در انبار را از ميان يکي از سه روش زير انتخاب کنيد:
1- Average (ميانگين موزون)
2- LIFO ( آخرين وارده اولين صادره)
3- FIFO ( اولين وارده اولين صادره)
در صورت تغيير روش ارزيابي انبار در ميان دوره مالي کليه اسناد صادره قبلي که به نحوي در گير قيمت تمام شده مي باشند، به هنگام بازسازي فاکتورها و اسناد توليد اصلاح ميگردند.

درصد سود: قيمت فروش کالا مي تواند بر اساس قيمت تمام شده محاسبه گشته و بعنوان مبلغ پيشنهادي فروش در فرم فاکتور فروش بصورت خودکار نمايش داده شود. درصد سودي را که قصد داريد برنامه به قيمت تمام شده کالا در فاکتور هاي فروش اضافه نمايد، مشخص کنيد. توجه داشته باشيد که ارزش اين فيلد را بدون استفاده از علامت درصد يا مميز وارد کنيد. براي نمايش قيمت هاي پيش فرض فروش در فرم فاکتور فروش روشهاي ديگري نيز وجود دارد به فصل هاي مرتبت مراجعه شود.

کد کالا و شماره فني: ثبت عمليات مربوط به کالا در فاکتور ها ميتواند بر اساس کد کالا و يا شماره فني آن صورت گيرد. يکي از روشهاي فوق را از ليست مربوطه انتخاب نماييد. در صورتي که بخواهيد از شماره فني در پنجره هاي مربوط به کالا استفاده نماييد تعداد ارقام شماره فني خود را ذکر فرماييد. اين شماره تا 25 کاراکتر قابليت افزايش دارد.
شماره فني عموماً هنگامي مورد بهره برداري قرار مي گيرد که کد کالا الزاماً بايد مشتمل بر حرف و عدد باشد همچنين زماني که بخواهيد از دستگاه بارکد ريدر جهت صدور فاکتورها و قبوض استفاده کنيد از شماره فني استفاده کنيد. تعداد کاراکترهاي مورد نياز شماره فني را با درج تعداد آن در فيلد شماره فني مشخص کنيد. تعيين تعداد صحيح کاراکتر هاي شماره فني هنگام استفاده از بارکد ريدر الزامي است. زيرا در هنگام خواندن از روي بارکد فقط تعدادي که در اين فيلد ثبت شده است خوانده خواهد شد.

انبارهاي فيزيكي: شما ميتوانيد تا حداکثر 30000 انبارفيزيکي براي بانک اطلاعاتي خود تعريف کنيد. همچنين در اين ويرايش شما ميتوانيد ورود و خروج كالاها را در هر رديف به انبارهاي مختلف نسبت دهيد. براي تعريف انبار جديد از منوي پرونده فرم اطلاعات جانبي را انتخاب نموده و در بخش انبارها ، انبار جديد را انتخاب کنيد.

في فروش: براي هر قلم کالاي تعريف شده انبار مي توان يک يا چند في فروش بعنوان پيش فرض قيمت فروش تعريف نمود.

حداقل موجودي و حداقل سفارش: براي هر قلم کالاي تعريف شده انبار مي توان اطلاعات حداقل موجودي و حداقل سفارش را تعريف نمود.

شماره فني : به ازاي هر کد حسابداري کالا مي توان يک شماره فني نيز تعريف نمود. شماره فني مي تواند حداکثر تا 25 حرف و عدد ، فارسي يا لاتين باشد.

تعاريف واحدها: در پنجره تعريف سرفصل ها در صورت تمايل مي توانيد براي هر کالا واحدي را به عنوان واحد مبناي شمارش آن کالا تعريف کنيد. اما چنانچه خريد يا فروش شما بر مبناي اجزا و يا اضعاف اين واحد اصلي صورت مي گيرد ( بعنوان مثال اگر واحد اصلي اندازه گيري کالاي شما کيلوگرم باشد و خريدها و يا فروش هاي شما بر مبناي گرم يا تن صورت گيرد) پس از تعريف اين مقادير در پنجره واحدها و به هنگام صدور فاکتور مي توانيد هر يک از اجزا و يا اضعاف واحد اصلي را انتخاب کنيد. بدين ترتيب پس از ثبت فاکتور هاي فوق برنامه سامان مقادير مذکور را بر اساس معيارهاي تعيين شده در پنجره واحدها به واحد اصلي تبديل مي نمايد و سپس آن را از انبار کم و يا اضافه مي نمايد.

رزرو كالا: در صورتي كه بخواهيد با انتخاب اين گزينه ميزان تعدادي كالايي كه پيش فاكتور ميشود تا تاريخ اعتبار آن رزرو خواهد شد. اين بدان معنا است كه اكر با صدور فاكتور فروش يا قبض خروج از انبار تعداد موجودي كالا در انبار كمتر از ميزان رزرو شود نرم افزار قبل از ثبت اطلاعات پيغامي مبني بر رزرو بودن كالا خواهد داد.

 

قبض ورود به انبار

قبض/رسید ورود به انبار کلیه امکانات فاکتور خرید را دارا بوده با این تفاوت که کاربر امکان ثبت و رویت اطلاعات ارزش کالا را ندارد. این فرم جهت آن دسته از سازمان هایی طراحی گشته که تمایل ندارند واحد انبار ها ارزش کالا مطلع بوده یا صورت حساب خرید کالا مدتی پس از دریافت کالا به واحد حسابداری میرسد. نرم افزار سامان در ابتدا تلاش می کند که با محاسبه قیمت میانگین خرید، سند حسابداری این ورود را بصورت خودکار صادر نماید و در صورت نداشتن نرخ سند را با مبلغ صفر ریال ثبت خواهد کرد که در هر دو صورت امکان بازبینی و تغییر اطلاعات مالی آن سند برای واحد حسابداری فراهم میباشد.

برخی از امکانات فرم قبض ورود:

  امکان ثبت تعداد نامحدود قبض ورود
امکان ثبت تعداد نامحدود ردیف به ازای قبض
نمایش تاریخ به هجری شمسی یا میلادی
ثبت اطلاعات در دو مرحله ثبت موقت و ثبت دائم
صدور شماره سریال بصورت خودکار توسط نرم افزار
جستجوی پیشرفته جهت بازیابی حساب مشتریان
جستجوی پیشرفته جهت بازیابی حسابهای کالا
امکان درج اطلاعات واحد سنجش اصلی و واحد دوم فرعی
ثبت همزمان ورود کالا به انبار
ثبت همزمان سند حسابداری
قابلیت ثبت ورود کالا به انبار های متعدد از یک فرم
درج شرح تا 70 حرف برای هر ردیف
قابلیت انتخاب و درج اطلاعات شرح های از پیش تعریف شده
قابلیت الصاق تصویری یا هر نوع فایل کامپیوتر بعنوان پیوست اسناد
قابلیت طراحی فرم چاپی به دلخواه کاربر در نرم افزار Crystalreport
امکان تبادل اطلاعات با فرم قبض بازگشت از خرید
درج فیلد شماره کالا بجای فیلد کد حسابداری
درج اطلاعات شماره سریال کالا جهت ره گیری
و...

 

قبض خروج از انبار
قبض/رسید خروج از انبار جهت ثبت اطلاعات خروج کالا صادر می گردد. در نرم افزار سامان خروج کالا از محل انبارهای شرکت توسط فرم فاکتور فروش و فرم خروج از انبار انجام می پذیرد. فرم خروج از انبار این امکان را برای کاربر فراهم می سازد که ابتدا کالایی را به مشتری تحویل داده و سپس صورت حساب در مقاطع بعدی صادر می گردد. ارتباط بین فرم خروج و فاکتور فروش به شکل تنگاتنگی قابل مدیریت می باشد. برای هر قبض خروج یک سند حسابداری به ارزش قیمت تمام شده بر اساس یکی از روشهای میانگین، فایفو یا لایفو صادر می گردد.

 

انتقال بین انبار
برخي اوقات كالايي بدون دريافت يا پرداخت وجه جابجا مي‌‌شود. براي مثال كالايي ممكن است به صورت اماني به انبار اضافه شود و يا به دليل ضايعات از انبار كسر گردد و يا اگر از سيستم چند انباري استفاده مي‌‌نماييد گاهي كالاها بين انبارهاي مختلف جابجا مي‌‌شوند.
در چنين حالتهايي نمي‌‌توان از فرم فاكتور استفاده كرد و بايستي
از فرم " انتقال بين انبارها " استفاده نمایید. كليه قسمتهاي اين پنجره شبيه پنجره قبض ورود/خروج بوده و عملياتِ آنها نيز مشابه مي‌‌باشد. در اين پنجره تنها ستونهاي في و قيمت كل براي كالاها وجود ندارد و انبار مبداء و انبار مقصد توسط کاربر انتخاب می گردند.

 

کاردکس انبار

اطلاعات كاردكس انبار به صورت اتوماتيك از فاكتورهاي خرید، فروش، برگشت از خرید، برگشت از فروش، تولید و قبوض ورود و خروج از انبار استخراج شده و به شكل تفكيك شده جهت هر يك از كالاهاي تعريف شده در این فرم نمايش داده مي‌‌شود. اطلاعات کاردکس یک قلم کالا را می توان بصورت تجمیعی در کلیه انبار ها رویت نمود یا بتفکیک هر انبار گزارش گرفت. گردش کالا را می توان به تفکیک مرکز و پروژه نیز رویت نمود. همچنین کاربر امکان گزارش گیری در یک دوره مشخص را نیز دارد.

 




 

بازگشت

 

 

    Copy Right Shiraz Daricheh Corp.  2012