سیستم انبار

نظامهاي مالي، معمولا به دو صورت اقدام به ثبت و نگهداري اطلاعات انبار مينمايند:

1. ادواري

2. دائم

در کشور ما به دليل سادگي کار روش ادواري در بين حسابداران مرسوم تر از روش دائم مي باشد، هر چند روش دوم امکانات به مراتب بيشتري را در اختيار حسابداران مي گذارد. در سيستم سامان نيز مي توان به روش ادواري ثبت سند نمود اما براي بهره گيري از تمام امکانات برنامه اکيدا توصيه مي شود که از روش دائم استفاده نماييد. در اينجا به طور مختصر به تشريح اين دو روش ميپردازيم.

الف- روش ادواري

در اين روش محاسبه قيمت تمام شده کالاي فروش رفته ، به شکل زير صورت ميگيرد. (ارزش موجودي کالا در اول دوره + ارزش خريد کالا در طي دوره) - ارزش موجودي کالاي مانده در آخر دوره در اين روش براي بدست آوردن قيمت تمام شده بايستي حتماً انبارگرداني نمود. عملاً، در بسياري از سازمانها اين کار در سال يکبار انجام مي گيرد. بنا بر اين، روش ادواري تنها در انتهاي سال قادر به ارزيابي ارزش موجودي انبار ميباشد. هرچند در روش ادواري صدر سند و ثبت عمليات ساده تر است، بخاطر کاستي هاي موجود در اين روش ثبت گزارش هاي ترازنامه و سود و زيان تا انتهاي دوره واقعي نيستند. در روش ادواري کافي است به ازاي هر کالا يک سرفصل در گروه موجودي کالا تعريف نماييد.

ب- روش دائم

در اين روش هر بار که عمليات فروش ثبت مي گردد ارزش کالاي فروش رفته محاسبه شده و همزمان با ثبت اطلاعات فروش ، به ميزان ارزش کالا از ارزش موجودي کالا کسر مي گردد. در اين روش گزارش هاي ترازنامه و سود و زيان در هر لحظه به شکل صحيح ارائه شده و براي تنظيم آنها احتياجي به انبار گرداني نمي باشد.

قبض ورود به انبار

قبض/رسید ورود به انبار کلیه امکانات فاکتور خرید را دارا بوده با این تفاوت که کاربر امکان ثبت و رویت اطلاعات ارزش کالا را ندارد. این فرم جهت آن دسته از سازمان هایی طراحی گشته که تمایل ندارند واحد انبار ها ارزش کالا مطلع بوده یا صورت حساب خرید کالا مدتی پس از دریافت کالا به واحد حسابداری میرسد. نرم افزار سامان در ابتدا تلاش می کند که با محاسبه قیمت میانگین خرید، سند حسابداری این ورود را بصورت خودکار صادر نماید و در صورت نداشتن نرخ سند را با مبلغ صفر ریال ثبت خواهد کرد که در هر دو صورت امکان بازبینی و تغییر اطلاعات مالی آن سند برای واحد حسابداری فراهم میباشد.

برخی از امکانات فرم قبض ورود:

امکان ثبت تعداد نامحدود قبض ورود
امکان ثبت تعداد نامحدود ردیف به ازای قبض
نمایش تاریخ به هجری شمسی یا میلادی
ثبت اطلاعات در دو مرحله ثبت موقت و ثبت دائم
صدور شماره سریال بصورت خودکار توسط نرم افزار
جستجوی پیشرفته جهت بازیابی حساب مشتریان
جستجوی پیشرفته جهت بازیابی حسابهای کالا امکان
درج اطلاعات واحد سنجش اصلی و واحد دوم فرعی
ثبت همزمان ورود کالا به انبار
ثبت همزمان سند حسابداری
قابلیت ثبت ورود کالا به انبار های متعدد از یک فرم
درج شرح تا 70 حرف برای هر ردیف
قابلیت انتخاب و درج اطلاعات شرح های از پیش تعریف شده
قابلیت الصاق تصویری یا هر نوع فایل کامپیوتر بعنوان پیوست اسناد
قابلیت طراحی فرم چاپی به دلخواه کاربر در نرم افزار Crystalreport
امکان تبادل اطلاعات با فرم قبض بازگشت از خرید
درج فیلد شماره کالا بجای فیلد کد حسابداری
درج اطلاعات شماره سریال کالا جهت ره گیری
و...

قبض خروج از انبار

قبض/رسید خروج از انبار جهت ثبت اطلاعات خروج کالا صادر می گردد. در نرم افزار سامان خروج کالا از محل انبارهای شرکت توسط فرم فاکتور فروش و فرم خروج از انبار انجام می پذیرد. فرم خروج از انبار این امکان را برای کاربر فراهم می سازد که ابتدا کالایی را به مشتری تحویل داده و سپس صورت حساب در مقاطع بعدی صادر می گردد. ارتباط بین فرم خروج و فاکتور فروش به شکل تنگاتنگی قابل مدیریت می باشد. برای هر قبض خروج یک سند حسابداری به ارزش قیمت تمام شده بر اساس یکی از روشهای میانگین، فایفو یا لایفو صادر می گردد.

انتقال بین انبار

برخي اوقات كالايي بدون دريافت يا پرداخت وجه جابجا مي‌‌شود. براي مثال كالايي ممكن است به صورت اماني به انبار اضافه شود و يا به دليل ضايعات از انبار كسر گردد و يا اگر از سيستم چند انباري استفاده مي‌‌نماييد گاهي كالاها بين انبارهاي مختلف جابجا مي‌‌شوند.

در چنين حالتهايي نمي‌‌توان از فرم فاكتور استفاده كرد و بايستي از فرم " انتقال بين انبارها " استفاده نمایید. كليه قسمتهاي اين پنجره شبيه پنجره قبض ورود/خروج بوده و عملياتِ آنها نيز مشابه مي‌‌باشد. در اين پنجره تنها ستونهاي في و قيمت كل براي كالاها وجود ندارد و انبار مبداء و انبار مقصد توسط کاربر انتخاب می گردند.

کاردکس انبار

اطلاعات كاردكس انبار به صورت اتوماتيك از فاكتورهاي خرید، فروش، برگشت از خرید، برگشت از فروش، تولید و قبوض ورود و خروج از انبار استخراج شده و به شكل تفكيك شده جهت هر يك از كالاهاي تعريف شده در این فرم نمايش داده مي‌‌شود. اطلاعات کاردکس یک قلم کالا را می توان بصورت تجمیعی در کلیه انبار ها رویت نمود یا بتفکیک هر انبار گزارش گرفت. گردش کالا را می توان به تفکیک مرکز و پروژه نیز رویت نمود. همچنین کاربر امکان گزارش گیری در یک دوره مشخص را نیز دارد.